Proses Bisnis atas Pembelian dan Sumber Daya Manusia

Proses Bisnis Manajemen Sumber Daya Manusia

Proses bisnis manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan pembuatan dan pengelolaan sistem informasi yang memproses informasi sumber daya manusia. Daftar pekerjaan yang ada di dalam organisasi, daftar deskripsi pekerjaan dan daftar kualifikasi yang diperlukan untuk suatu pkerjaan adalah contoh dari informasi smber daya manusia yang relevan dengan struktur organisasi.Sistem sumber daya manusia menyediakan alat untuk memproses data karyawan, seperti alamat karyawan, penggajian dan histori karyawan.

A.   Pemrosesan SDM pada SAP R/3

Modul sumber daya manusia pada SAP R/3 termasuk komponen yang menangani tujuan yang telah dinyatakan sebelumnya secara terintegrasi, pada lingkungan online. Komponen sumber daya manusia dpat diimplementasikan secara mandiri ataupun secara terintegras dengan modul yang lain, seperti modul perencanaan dan pengendalian produksi atau modul pemeliharaan pabrik. SAP R/3 terdiri  dari dua modul sumber daya manusia. Modul administrasi personel (HR-PA), yang berisi pengelolaan karyawan, seperti detail karyawan, data gaji, dan data kinerja karayawan.

Modul perencanaan dan pengembangan personel (HR-PD) menyedialan alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur organisasi.Komponen manajemen waktu merupakan yang terpenting dan sering digunakan pada modul sumber daya manusia.Modul ini melakukan pencatatan waktu dan evaluasiwaktu untuk mencatat ketidakhadiran karyawan dan informasi kehadiran.Komponen penggajian dpat menghitung pembayaran berdasarkan informasi akumulasi kehadiran pada komponen waktu atau berdasarkan jumlah yang tetap per periode pembayaran.Penggunaan tipe data yang telah didefinisikan atau dicetak biru merupakan karakteristik penting dari sistem ERP seperti SAP R/3.Komponen biaya perjalanan dari HR-PA digunakan untk memproses biaya karyawan.Data biaya dimasukkan dan diotorisasi dan membayar jumlah yang benar ke rekening karyawan di bank.Beberapa posisi yang ditandai kosong dalam modul HR-PA dapat diakses secara otomatis dalam komponen rekrutmen pada HR-PA.

B.   Struktur Data SDM

Struktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data. Struktur data sumber daya manusia terdiri dari tiga elemen :

·         Data master sumber daya manusia

·         Organisasi data sumber daya manusia

·         Tujuan sumber daya manusia

Data Master

Record data master pada modul HR-PA dan HR-PD dibuat dan dikelola untuk unit organisasi, profil pekrjaan, karyawan, dan pelatihan. Record master sumber daya manusia menjadi sasaran untuk perubahan yang sering terjadi. Sebagai contoh, perubahan master data karyawan mengikuti perubahan hidup dan karier yang terjadi.

Organisasi Data

Data diorganisasikan dan disajikan bagi para pengguna R/3 dengan infotypes dan event personel.Infotype adalah istilas dalam SAP yang menunjukkan kumpulan field data yang dikelompokkan bersama-sama untuk ditampilkan.Data personel karyawan, data pembayaran karyawan, data persetujuan karyawan, dan jadwal kerja merupakan infotype yang umum dalam sumebr daya manusia. SAP R/3 menawarkan sejumlah infotype yang khusus untuk sistem pajakatau sistem tunjangan dari berbagai negara. Cetak biru dari infotype ini dimasukkan dalam implementasi sumber daya manusia, jika diperlkan.

Jika infotype yang ada sudah tersedia ketika sebuah infotype akan dibuat, maka ia akan dibatasi secara otomatis. Event dibuat untuk menyederhanakan entri transaksi sumber daya manusia.Event “perubahan pekerjaan” dimasukkan dalam layar yang menampilkan semua yang diperlukan infotype untuk mengubah pekerjaan karyawan dalam organisasi.Sistem juga dapat membuat posisi kosong jika karyawan yang ada dalam posisi itu dipindahkan atau keluar dari organisasi.

Objek SDM

Tipe objek sumber daya manusia diidentifikasi dengan satu atau dua huruf sebagai identifikasi.Setiap karaywan juga punya nomer personel unik untuk engidentifikasi dirinya melalui sistem informasi.Data pusat biaya digunakan untuk mendapatkan dan menentukan biaya sumber daya manusia yang terjadi.

1.5     Pengendalian Siklus Transksi pada Proses Penggajian

Pada perusahaan besar, proses ini merupakan rposedur yang paling kompleks dalam operasinya. Semua level pemerintah menetapkan pajak untuk gaji, regulasi dan tarif berubah secara konstan, sebagai dampaknya sistem penggajian sering memerlukan modifikasi secara konstan. Proses penggajian ditentukan oleh hukum dengan sanksi hukuman penjara untuk kelalaian yang disengaja dalam mengelola pencatatan yang memadai. Adalah tanggung jawab analisis sistem untuk selalu menjaga agar tetap sesuai dengan hukum.

A.   Personel

Personel (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam penggajian perusahaan, melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan mengotorisasi semua potongan dari pembayaran. Semua perubahan seperti penambahan atau penghapusan karyawan, perubahan tarif pembayaran atau perubahan level potongan dari pembayaran, harus diotorisasi oleh personel kantor.

B.   Pencatatan Waktu

Fungsi pencatatan waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja (job-time tickets).Pencatat waktu bertanggung jaab untuk mengumpulkan dan mengelola kartu pencatat waktu atau laporan kehadiran dan melakukan rekonsiliasi data tersebut dengan laporan ringkasan waktu kerja yang diterima dari produksi. Karyawan yang digaji bulanan (salaried employee) tidak menggunakan dasar jam seperti halnya karyawan yang bekerja dengan ukuran jam. Jika tidak ada kebutuhan akuntansi akan pencatatan waktu ini, maka diperlukan persetujuan dari supervisor untuk memulai proses penggajian. Jika karyawan digaji bulanan, diperlukan laporan kehadiran.

C.   Penggajian

Departemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan sesungguhnya dan menyiapkan penggajian. Data personel diterima dari kantor personel. Laporan kehadiran diterima dari pencatat waktu. Register penggajian menunjukkan perhitungan pembayaran bersih (pembayaran kotor dikurangi dengan potongan-potongan dari pembayaran) slip gaji dikirimkan ke pengeluaran kas untuk ditandatangani, ditinjau, dan didistribusikan.

D.   Persyaratan Pemrosesan Penggajian

Banyak file harus dikelola dalam sistem penggajian. Informasi dasar karyawan, seperti nama, alamat, besar gaji, dan potongan-potongan perlu untuk menyiapkan gaji. Social security dan aturan pajak lainnya menetapkan beberapa pajak berdasarkan penggajian.Perusahaan harus memerhatikan potongan pajak yang dikenakan pada semua karywan. Perbedaan dan dampak antara  karyawan dan kontraktor independen.